Seit mittlerweile 25 Jahren betreiben ich, gemeinsam mit einem Freund, unser Nebengewerbe und haben dabei viele Höhen und Tiefen erlebt. Besonders beim Thema Buchhaltung gab es immer wieder Herausforderungen. Aber man wächst ja mit den Aufgaben.
In diesem Artikel teilen wir unsere wichtigsten Erkenntnisse zur Buchhaltung im Kleingewerbe – von den Anfängen bis hin zu komplexeren Steuerpflichten. Gab es damals nur wenige Informationen online, findet man heute auf Webseiten wie https://buchhaltungs-leitfaden.de/ viele Informationen zum Thema.
Buchhaltung im Kleingewerbe: Die ersten Schritte
Als wir unser Gewerbe gründeten, starteten wir zunächst als sogenanntes Kleingewerbe. Der Vorteil dabei ist, dass die Buchhaltung relativ einfach gehalten werden darf. Im Grunde reicht eine einfache Einnahmen- und Ausgaben-Liste.
Trotzdem ist unser Tipp, bereits zu diesem frühen Zeitpunkt auf eine vernünftige Buchhaltungssoftware zurückzugreifen, anstatt alles nur mit Excel-Tabellen abzuwickeln. Warum?
Mit einer guten Buchhaltungssoftware kannst du von Anfang an sauber deine Einnahmen und Ausgaben erfassen, Rechnungen unkompliziert erstellen und hast jederzeit einen klaren Überblick über deine Finanzlage. Außerdem erleichtert dir eine solche Software die jährliche Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), die du beim Finanzamt einreichen musst. Auch Abschreibungen über mehrere Jahre erledigt die Software deutlich besser, als wenn man selbst herumrechnen muss.
So eine Software muss nicht teuer sein, wir zahlen knapp 50 Euro im Jahr. Die Daten aus dem Vorjahr können jeweils übernommen werden.
Vom Kleingewerbe zur Umsatzsteuerpflicht: Was ändert sich?
Nach etwa 20 Jahren wurde unser Gewerbe deutlich größer und wir überschritten die Umsatzgrenzen, die für die Kleinunternehmerregelung gelten. Ab diesem Zeitpunkt waren wir umsatzsteuerpflichtig. Das bedeutet erstmal, dass der Aufwand steigt:
- Wir mussten auf unseren Rechnungen die Umsatzsteuer ausweisen und diese regelmäßig ans Finanzamt abführen.
- Gleichzeitig konnten wir jedoch die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen.
Wichtig ist hier eine zuverlässige Buchhaltung, denn nun musst du monatliche oder quartalsweise Umsatzsteuer-Voranmeldungen elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Spätestens jetzt waren wir froh, bereits mit einer professionellen Buchhaltungssoftware vertraut zu sein, da uns diese den Umstieg enorm erleichterte. Auch eine Übermittlung der Daten erledigt die Software.
Sonderfall: § 15a UStG – Die Vorsteuerberichtigung
Ein besonderer Punkt, den wir in diesem Zusammenhang kennenlernten, ist die sogenannte Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG. Diese Regelung betrifft Anschaffungen, die zunächst ohne Umsatzsteuerabzug erworben wurden (zum Beispiel während der Kleinunternehmerphase), später jedoch teilweise oder vollständig für umsatzsteuerpflichtige Umsätze genutzt werden.
Konkret bedeutet dies, 15a ustg einfach erklärt: Wenn du beispielsweise ein Gebäude oder eine Maschine gekauft hast, als du noch Kleinunternehmer warst, und diese später im umsatzsteuerpflichtigen Gewerbe nutzt, kannst du nachträglich einen Teil der gezahlten Vorsteuer erstattet bekommen. Umgekehrt kann es aber auch sein, dass du bereits erstattete Vorsteuer zurückzahlen musst, wenn die Nutzung sich ändert. Hierbei ist eine genaue Buchführung und Dokumentation entscheidend.
Fazit: Buchhaltung frühzeitig professionalisieren
Aus unserer 25-jährigen Erfahrung heraus können wir klar empfehlen, die Buchhaltung im Kleingewerbe von Anfang an ernst zu nehmen und möglichst früh in eine solide Buchhaltungssoftware zu investieren.
Diese Software sollte idealerweise mit deinem Gewerbe wachsen und dir später den Umstieg auf eine umfassendere Buchführung erheblich erleichtern. So sparst du nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch bares Geld und bist steuerlich stets auf der sicheren Seite.
Natürlich kann man die Sachen auch einem Buchhaltungsbüro übergeben, aber das frisst natürlich auch noch jede Menge Geld.