Warenwirtschaftssysteme (abgekürzt WaWi oder WWS) sind umfassende, integrierte Softwarelösungen, die für die Verwaltung der Kernprozesse eines Unternehmens entwickelt wurden. Warenwirtschaftssystem wird als Begriff überwiegend im Zusammenhang mit einer Unternehmenssoftware für Logistik und Disposition, aber auch als Synonym für ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) im Einzelhandel verwendet.
Es ist eine leistungsfähige Software zur digitalen Automatisierung von Prozessen, die für operative und strategische Geschäftsentscheidungen genutzt werden kann. Mit der Software können Unternehmen den gesamten Warenverkehr nachverfolgen und ihre Warenbestände über verschiedene Standorte hinweg verwalten, was eine effizientere Verwaltung ermöglicht.
Diese Systeme helfen Unternehmen, ihre Prozesse und Abläufe zu optimieren, indem sie Aufgaben wie Buchhaltung, Finanzen, Lieferkettenmanagement, Personalwesen und Kundenbeziehungsmanagement automatisieren. Warenwirtschaftssysteme bieten Unternehmen einen Echtzeit-Zugang zu Daten, die für eine bessere Entscheidungsfindung genutzt werden können. Durch den Einsatz einer Software für die Warenwirtschaft können Unternehmen ihre Betriebskosten senken und gleichzeitig ihre Effizienz und Produktivität steigern.
Funktionen und Eigenschaften eines Warenwirtschaftssystems
Unternehmen brauchen Warenwirtschaftssysteme aus einer Reihe von Gründen. Mit einem Warenwirtschaftssystem können Unternehmen ihren Betrieb besser verwalten und ihre Geschäftsprozesse optimieren, indem sie den Informationsfluss im gesamten Unternehmen rationalisieren. Das wiederum hilft, Kosten zu senken, die Effizienz zu maximieren und den Kundenservice zu verbessern. Das System integriert alle wichtigen Komponenten des Unternehmens, wie
- Finanz- und Rechnungswesen,
- Bestandsmanagement,
- Personalwesen,
- Lieferkettenmanagement und Kundenbeziehungsmanagement
in einer einheitlichen Plattform. Mit einem Warenwirtschaftssystem sind Unternehmen in der Lage, einen Überblick über das gesamte Unternehmen zu gewinnen und einfach auf Echtzeitdaten zuzugreifen, die für fundierte Entscheidungen genutzt werden können.
Das System ermöglicht es den Unternehmen auch, viele Prozesse zu zentralisieren und zu automatisieren, z. B.
- die Auftragserfassung,
- die Rechnungsstellung,
- das Lieferavis und
- die Zahlungsabwicklung,
was den manuellen Aufwand und Fehler reduzieren kann.
Außerdem bietet ein Warenwirtschaftssystem nützliche Analysen, die wertvolle Einblicke in Bereiche wie Kundentrends oder Produktleistung geben können. Schließlich ist ein Warenwirtschaftssystem in der Regel hochgradig konfigurierbar, sodass die Unternehmen es an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen können. Durch den effektiven Einsatz eines Warenwirtschaftssystems sind Unternehmen in der Lage, ihre betriebliche Effizienz zu steigern und gleichzeitig die Kosten zu senken.
Vorteile der Einführung eines Warenwirtschaftssystems
Unternehmen brauchen Warenwirtschaftssysteme aus mehreren Gründen:
- Warenwirtschaftssysteme helfen den Unternehmen, ihre Abläufe zu rationalisieren, indem sie Daten und Geschäftsprozesse zentralisieren. Durch die Konsolidierung aller verschiedenen Komponenten des Geschäftsbetriebs in einer Quelle können Unternehmen schnell und einfach auf die benötigten Daten zugreifen und so die Effizienz und Genauigkeit verbessern.
- WaWi-Systeme bieten Echtzeiteinblicke in verschiedene Aspekte der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens, wie z.B. Lagerbestände, laufende Aufträge, Kundennachfrage und finanzielle Leistung. So können Unternehmen auf der Grundlage aktueller Informationen schnell und genau fundierte Entscheidungen treffen.
- Warenwirtschaftssysteme helfen, die mit manuellen Prozessen verbundenen Kosten zu senken, indem sie Aufgaben wie Rechnungsstellung, Auftragsabwicklung und Terminplanung automatisieren.
- Schließlich unterstützen Warenwirtschaftssysteme auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie Steuergesetze oder Branchenstandards für die Qualitätskontrolle.
Unterschiede von offenen, geschlossenen und integrierten Warenwirtschaftssystemen
Unternehmen brauchen ein Warenwirtschaftssystem, um Daten zu sammeln, zu speichern und zu verwalten, die mit verschiedenen Geschäftsaktivitäten in Zusammenhang stehen. Ein WaWi-System bietet einen umfassenden Überblick über das gesamte Unternehmen und hilft den Unternehmen, ihre aktuellen Prozesse besser zu verstehen und fundiertere Entscheidungen über zukünftige Pläne zu treffen.
Ein Warenwirtschaftssystem kann auch Echtzeitinformationen über Bestände, Verkäufe, Debitoren und Kreditorenbuchhaltung, Customer Relationship Management (CRM) und andere Aspekte des Unternehmens liefern. So können Unternehmen wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) wie z.B. den Zeitrahmen für die Auftragsabwicklung, die Kundenzufriedenheit, Kosteneinsparungsinitiativen und vieles mehr überwachen. Darüber hinaus können Warenwirtschaftssysteme oft in bestehende Softwareanwendungen des Unternehmens integriert werden, um die Arbeitsabläufe zu optimieren und die Genauigkeit der Daten auf allen Plattformen zu gewährleisten.
Ein offenes oder geschlossenes Warenwirtschaftssystem ist für Unternehmen von Vorteil, weil es ihnen die Kontrolle über ihre eigenen Daten gibt, ohne dass sie auf Drittquellen oder Softwareanbieter angewiesen sind.
Open-Source-Systeme sind kostenlos erhältlich und können je nach den Bedürfnissen des Unternehmens geändert oder angepasst werden. Closed-Source-Systeme bieten ein höheres Maß an Sicherheit, erfordern aber eine Gebühr für die Nutzung und in manchen Fällen auch für die Wartung durch den Anbieter.
Ein integriertes Warenwirtschaftssystem ist sogar noch vorteilhafter als ein offenes oder geschlossenes System, weil es verschiedene Abteilungen im Unternehmen miteinander verbindet und es ihnen ermöglicht, Informationen schnell und genau auszutauschen, ohne dass Daten manuell eingegeben oder doppelt überprüft werden müssen. Dadurch werden die mit menschlichen Fehlern verbundenen Kosten gesenkt, während gleichzeitig Einblicke in jeden Aspekt der betrieblichen Abläufe gewährt werden – vom Finanz- und Rechnungswesen über die Produktion, den Vertrieb und die Personalabteilung bis hin zum Kundenservice und darüber hinaus.
Insgesamt sind Warenwirtschaftssysteme ein wichtiges Instrument zur Verbesserung der Geschäftsabläufe und um fundierte Entscheidungen zu treffen. Unternehmen jeder Größe können von Warenwirtschaftssystemen profitieren, insbesondere solche mit komplexen Prozessen oder mehreren Abteilungen, die schnell und präzise Daten austauschen müssen. Durch den Einsatz eines integrierten Systems können Unternehmen die mit manuellen Prozessen verbundenen Kosten senken und gleichzeitig einen Einblick in ihre Abläufe gewinnen, der ihnen hilft, strategischere Geschäftsentscheidungen zu treffen.
