Dienstreisen sind derzeit zwar nicht so häufig wie vor Corona und Videokonferenzen, sind aber weiterhin notwendig. Was wenig Spaß macht, ist die Abrechnung der Reisekosten. Manuell Belege zusammen suchen, gefahrene Kilometer verwalten und an die Reisekostenabteilung weiterleiten, welche den Kram dann manuell erfassen darf. Eine große Vereinfachung bieten Reisekosten-Apps.
Die Reisekostenabrechnung ist nervig. Belege müssen zusammengesucht und erfasst werden, an die entsprechende Abteilung weitergeleitet werden, oft gibt es Formulare die auszufüllen sind oder man muss die Sachen selbst in SAP erfassen. Kurzum, nervig und zeitaufwändig. Abhilfe verspricht eine App für Reisekosten, welche die Abrechnung und Verwaltung der Reisekosten vereinfachen sollen.
Statt die Belege mühsam zu sammeln und später zusammen zu rechnen, kann die App die Belege gleich einscannen und mit Texterkennung auswerten und Datum, Betrag, Steuern, Währung und die Mehrwertsteuer übernehmen. Es wird ein passender Eintrag in der Reisekostenabrechnung erzeugt, die manuelle Eingabe ist nicht mehr notwendig. Kilometergeld kann erfasst werden und die Reise kann nach Reise, Kunde, Projekt gruppiert werden. Somit hat man gleich einen Überblick, was eine Reise gekostet hat und bekommt am Ende auch gleich eine Zusammenfassung bzw. Report in Excel- oder PDF-Format.
N2F Reisekostenabrechnung
Die N2F Reisekosten Spesenabrechnung & Tagespauschalen App ist, wie der Name bereits vermuten lässt eine Reisekostenabrechnung App. Wie jede gute App bietet diese zudem ein Serverfunktion, in welcher die Daten automatisch gespeichert werden und von anderen Ableitungen weiterverarbeitet werden können. Manager können Dienstreisen einsehen, genehmigen und haben einen Überblick auf die anfallenden Kosten. Die Buchhaltung freut sich über gescannte Belege, welche bereits mit Betrag, Steuerinformationen und weiteren Metadaten digital vorliegen. Der Arbeitnehmer freut sich über eine schnellere Erstattung der Beträge, da diese nicht mehr mühsam von Hand zusammengerechnet werden müssen. Dies spart Zeit und damit Kosten für alle Beteiligten, wer sortiert schon gerne Belege, wenn er endlich von der Dienstreise zurück ist.
Auch für die Unternehmensleitung bietet eine solche digitale Lösung Vorteile, neben der Zeitersparnis für die Angestellten, kann das Budget für Dienstreisen im Unternehmen jederzeit überwacht und ausgewertet werden. Laufen diese aus dem Ruder, kann schnell gegengesteuert werden.
Die Anwendungen sind in App-Form für Android und IOS-Geräte verfügbar. Auf dem Desktop gibt es eine Version für PC und auch für den Mac. Die Software kann an die gängigen Firmensoftwaresysteme wie DATEV, SAP, Sage, Microsoft Dynamics und zahlreiche weitere Systeme angebunden werden. Für eigene Auswertungen und Datenverarbeitung steht eine API zur Verfügung, um eigene Softwarelösungen an das System anzubinden.
Fazit
Wer immer noch manuell Belege zusammensuchen muss, Formulare ausfüllen muss und diese dann mit einem Laufzettel durch das Unternehmen bugsieren muss, sollte einer solchen App mal eine Chance geben. Besonders die Möglichkeit Belege zu scannen ist zeitgemäß und spart jede Menge Arbeit. Außerdem bekommt man so schnell einen Überblick für die Kosten und kann diese schnell erstattet bekommen. Auch für das Unternehmen insgesamt lohnt sich solche eine Lösung. Belege müssen nicht mehr manuell nach SAP übertragen werden, eine fehlerträchtige und langweilige Arbeit. Die Erstattung kann mit einem automatisch erzeugten SEPA-Beleg auf das Konto des Arbeitnehmers erfolgen. Manager und Inhaber freuen sich über schnelle Auswertungen, die Zusammenstellung aller Kosten und das idealerweise sogar bereits während der Dienstreise.
Die Software kann kostenlos getestet werden, eine Anmeldung ist erforderlich.